Stüdyo Yönetim Sistemi
Stüdyo Yönetim Sistemi, fotoğraf stüdyonuzun tüm iş süreçlerini kolayca yönetmenizi sağlayan kapsamlı bir yazılımdır. Bu sistem ile müşterilerinizi, rezervasyonlarınızı, sözleşmelerinizi ve iş süreçlerinizi tek bir platformdan yönetebilirsiniz.
Bu kılavuzda öğreneceğiniz konular:
- Sistem modülleri ve fonksiyonları
- Rezervasyon oluşturma ve yönetme
- Sözleşme süreçlerinin takibi
- Takvim üzerinden iş akışını planlama
- Müşteri iletişimini otomatikleştirme
Sistem Modülleri
📋 İşler
"İşler" modülü, stüdyonuzun sunduğu hizmetleri tanımladığınız bölümdür.
İş Tipleri
Her iş için iki farklı tip belirleyebilirsiniz:
- Paket İlave: Bu seçenek, işin wedstime.com sitesindeki rezervasyon sürecinin ilk sayfasında görünmesini sağlar. Müşteriler temel paketlerini seçerken bu hizmetleri de görebilirler.
- Ekstra Hizmet: Bu seçenek, işin rezervasyon sürecinin ikinci sayfasında görünmesini sağlar. Müşteriler ana paketi seçtikten sonra ekleyebilecekleri ek hizmetler olarak sunulur.
İş Örnekleri
- Gece Çekimi
- Jeep Çekimi
- Saç Makyaj Hizmeti
📦 Paketler
"Paketler" modülü, müşterilere sunduğunuz hizmet paketlerini oluşturduğunuz ve yönettiğiniz bölümdür.
Paket Bileşenleri
Her paket aşağıdaki bilgileri içerir:
- Ad: Paketin adı (örn. "KAMPANYA PLATO PAKET")
- Renk: Takvimde görünecek renk (rezervasyonları görsel olarak ayırt etmek için)
- Fiyat: Paketin temel fiyatı
- Açıklama: Kısa tanıtım metni
- Sözleşme İçeriği: Sözleşme indirildiğinde içerisinde yer alacak detaylar
- Resim: Paketi temsil eden görsel
- Paket Detayları: wedstime.com sitesinde gösterilecek detaylı bilgiler
👥 Müşteriler
"Müşteriler" modülü, sistemde kayıtlı olan tüm müşterilerinizin listelendiği bölümdür. Rezervasyon oluşturulduğunda müşteriler otomatik olarak bu listeye eklenir.
💬 Mesaj Şablonları
"Mesaj Şablonları" modülü, müşterilerinize WhatsApp üzerinden göndereceğiniz otomatik mesajları ayarladığınız bölümdür. Her süreç için uygun mesaj şablonları oluşturarak iletişim süreçlerinizi standartlaştırabilirsiniz.
👤 Kullanıcılar
"Kullanıcılar" modülü, sisteme erişim sağlayacak çalışanlarınızı kaydettiğiniz bölümdür. İleriki güncellemelerde bu sayfaya daha fazla işlev eklenecektir.
Rezervasyon Süreci
Adım Adım Rezervasyon Oluşturma
- "Rezervasyon Ekle" butonuna tıklayın
- Müşteri bilgilerini girin
- Uygun paketi seçin (örn. "KAMPANYA PLATO PAKET")
- İstenen ek işleri seçin (örn. "Video Çekimi")
- Gerekirse rezervasyona not ekleyin
- Rezervasyon saatini belirleyin (web üzerinden gelen rezervasyonlarda müşterinin tercih ettiği saat otomatik görünür)
- Rezervasyon durumunu seçin:
- Beklemede: Tarihi henüz belirlenmemiş rezervasyonlar için
- Onaylandı: Kesinleşen ve sözleşmeye dönüşecek rezervasyonlar için
- Reddedildi: İptal edilen rezervasyonlar için
- "Kaydet" butonuna tıklayın
Önemli Not
Rezervasyon durumu "Onaylandı" olarak ayarlanıp kaydedildiğinde, rezervasyon otomatik olarak bir sözleşmeye dönüşür.
Sözleşme Yönetimi
Sözleşme Adımları
Sözleşme oluşturulduktan sonra takip edilecek adımlar:
- "Sözleşmeler" sayfasına gidin
- İlgili müşteriyi aratarak sözleşmeyi bulun
- Sözleşme detaylarına girin
- Atanan çalışanlar kısmını doldurun:
- Çekim gününü belirleyin
- Çekimi yapacak kişileri atayın
- Varsa notları ekleyin
- İndirim veya ekstra ücret varsa ilgili alanları doldurun
- Ödeme planını oluşturun:
- Hangi tarihlerde ne kadar ödeme alınacağını belirleyin
- Alınan ödemeleri "Ödendi" olarak işaretleyin
Sözleşme Durumları
Sözleşmeler aşağıdaki durumlardan birinde olabilir:
📅 Çekim günü belirleniyor
Sözleşme oluşturulduğunda başlangıç durumu. Bu aşamada çekim tarihi ve çalışanlar atanır.
📸 Edit süreci devam ediyor
Çekim tamamlandıktan sonra fotoğrafların düzenlenmesi aşaması.
📤 Fotoğraflar yükleme aşamasında
Düzenlenmiş fotoğrafların müşteri klasörüne yüklendiği aşama.
🖼️ Müşteri fotoğraf seçimi yapıyor
Müşteri, belirtilen sayıda fotoğraf seçimi yapıyor.
🖨️ Seçilen fotoğraflar baskıya gönderildi
Müşterinin seçtiği fotoğraflar baskı sürecinde.
🟡 Müşteri onayı bekleniyor
Video, albüm gibi ürünler için müşteri onayı beklenen aşama.
❌ Müşteri tarafından reddedildi
Müşteri onay bekleyen dosyaları reddettiğinde.
✅ Müşteri tarafından onaylandı
Müşteri onay bekleyen dosyaları onayladığında.
🎉 Sözleşme tamamlandı
Tüm süreçler tamamlandığında son aşama.
🚫 Sözleşme iptal edildi
İptal edilen sözleşmeler için.
Not
Eğer albüm ve video gibi onay gerektiren içerikler yoksa, "Müşteri onayı bekleniyor" durumunu atlayabilirsiniz. Bu durumda sistem direkt olarak "Müşteri tarafından onaylandı" durumuna geçme seçeneği sunacaktır.
Takvim Kullanımı
Takvim sayfası, tüm çekimlerinizi ve randevularınızı görsel olarak takip etmenizi sağlar.
- Sözleşme Çekimleri: Takvimde, "Atanan Çalışanlar" kısmında belirlediğiniz tarihler görünür.
- Çekim Detayları: Takvimde bir çekimin üzerine tıklayarak kimin çekim yapacağını görebilirsiniz.
- Detay Görüntüleme: "Detay Gör" butonuna tıklayarak müşteri bilgilerini, randevu saatlerini, paket ve iş detaylarını görebilirsiniz.
- Sözleşmeye Erişim: "Sözleşmeyi Gör" butonuyla ilgili sözleşmeye hızlıca erişebilirsiniz.
Sık Sorulan Sorular
Rezervasyon ile sözleşme arasındaki fark nedir?
Rezervasyon, müşteri ile ilk görüşme sonrası oluşturulan kayıttır. "Onaylandı" durumuna getirilince otomatik olarak sözleşmeye dönüşür. Sözleşme ise çekim gününden teslimat sürecine kadar tüm iş akışının yönetildiği alandır.
Müşteri fotoğraf seçimini nasıl yapar?
Sözleşme durumu "Müşteri fotoğraf seçimi yapıyor" olarak güncellendiğinde, sistem müşteriye kullanıcı adı, şifre ve site bağlantısı içeren otomatik bir WhatsApp mesajı gönderir. Müşteri bu bilgilerle giriş yaparak "Müşterinin Seçebileceği Fotoğraf Adeti" kısmında belirttiğiniz sayıda fotoğraf seçebilir.
Müşteri onayı gerektirmeyen sözleşmeleri nasıl yönetmeliyim?
Eğer albüm veya video gibi onay gerektiren içerikler yoksa, "Seçilen fotoğraflar baskıya gönderildi" durumundan sonra direkt olarak "Müşteri tarafından onaylandı" durumuna geçebilir ve ardından "Sözleşme tamamlandı" ile süreci sonlandırabilirsiniz.